Видаткова накладна (ВН) – це документ, який підтверджує відпуск товару покупцю. У BitFaktura є два типи документів ВН, і від того, який саме потрібен вам, залежить, де і як його створювати.
- ВН на вкладці «Доходи» – звичайний рахунок-документ, який одночасно виконує функцію накладної і документа для клієнта. Він не пов’язаний зі складським модулем і не списує залишки товару.
- Складська ВН – документ у розділі Склад → Складські документи. Саме він фактично списує товар зі складу і вимагає тарифного плану не нижче Standard.
Нижче – покрокові інструкції для обох варіантів, а також усі практичні нюанси роботи з ВН у системі: друк, PDF, надсилання клієнту та виставлення рахунка-фактури на основі накладної.
Як створити видаткову накладну на вкладці «Доходи» (без складського обліку)
Підходить, якщо ви не ведете складський облік у BitFaktura або просто потрібен документ-накладна для клієнта без прив’язки до конкретного складу.
- Перейдіть у Рахунки-фактури → Виставити рахунок.
- Оберіть тип документа Видаткова накладна.
- Оберіть клієнта, додайте товари чи послуги – кількість, ціну, одиницю виміру.
- Збережіть документ.
Такий документ одразу виконує роль і накладної, і документа для клієнта – окремо оформлювати складський документ у цьому випадку не потрібно. Докладніше про цей тип документа – у статті Новий документ «Видаткова накладна» в закладці «Доходи».
Як створити складську видаткову накладну онлайн
Підходить, якщо ви ведете облік залишків товару в BitFaktura і документ має фактично списати товар зі складу. Доступно на тарифних планах не нижче Standard. Якщо складський модуль ще не активовано, спершу увімкніть його – як це зробити, описано у статті Активування функції складу та управління складом.
- Перейдіть до розділу Склад → Складські документи.
- Додайте Новий документ.
- Виберіть тип Видаткова накладна та склад, з якого списується товар.
- Виберіть продукт, який має бути включений до ВН – почніть вводити назву, система підкаже наявні на складі позиції (достатньо ввести одну літеру назви товару).
- Вкажіть кількість, ціну та одиницю виміру.
- Збережіть документ – залишки на обраному складі оновляться автоматично.
Увага: перед оформленням складського документа переконайтеся, що в накладній вибрано склад – без цього документ оформити не можна.
Виставлення (створення) ВН на основі рахунка-фактури
Складську ВН можна не оформлювати вручну щоразу, а налаштувати її автоматичне створення одночасно з виставленням рахунка-фактури:
- Перейдіть у Налаштування → Налаштування акаунту → Конфігурація → Склади.
- У полі Автоматичне створення документів на видачу оберіть опцію Створення видаткової накладної при виставленні рахунка-фактури.
- За потреби в полі Автоматичне створення документів прийняття можна так само увімкнути Створення документа про приймання матеріалів (ПМ) при виставленні рахунка-фактури для витрат – це стосується вже прийняття товару, а не видачі.
- Збережіть зміни.
Після цього під час виставлення рахунка-фактури з товарними позиціями система автоматично створюватиме відповідну складську ВН і одразу списуватиме товар з обраного складу – оформлювати накладну окремим кроком більше не потрібно. Покроково цей сценарій із налаштуваннями розписано у статті Як автоматично створити накладну на видачу і прийом товарів під час додавання рахунків-фактур.
Важливо: ця автоматизація працює для рахунків-фактур, створених у самій системі. Якщо рахунки додаються через API (наприклад, інтеграція з торговельною платформою), автоматичне блокування продажу та списання за відсутності товару на складі не діє – залишки в такому разі потрібно звіряти окремо.
Ціни на складській ВН: продажу чи закупівлі
У складських документах ВН можна відображати як ціни продажу, так і ціни закупівлі – залежно від мети документа, наприклад для внутрішнього обліку собівартості. За замовчуванням підставляються ціни продажу, задані в картці продукту, але це можна змінити для конкретного документа чи типу документів. Вибір цін не впливає на суму, яка потрапляє до рахунка-фактури, що виставляється на основі ВН. Як налаштувати ціни за замовчуванням – у статті Ціни продажу за замовчуванням у документах ВН.
Набір продуктів (комплект) на складській ВН
Якщо використовується набір продуктів (комплект, що на рахунку-фактурі показується як одна позиція), на складській ВН він автоматично розгортається на окремі компоненти, що входять до складу набору, – саме компоненти списуються з відповідних залишків.
Рахунок-фактуру з набором продуктів потрібно створити до формування складської ВН на його основі, а не навпаки – інакше система не зможе коректно розгорнути набір на компоненти в складському документі.
Блокування видачі товару через ВН
У системі є можливість заблокувати оформлення складської ВН, якщо товару фактично немає в достатній кількості на складі, тобто система не дозволить оформити відпуск «у мінус» за залишками. Опція вмикається окремо для акаунту й корисна для суворого контролю залишків. Як увімкнути це обмеження – описано у статті Обмеження запасів продуктів в системі.
ВН і «Замовлення» – не одне й те саме
Документ «Замовлення» (аналог проформи) – це необліковий документ: він не фіксує продаж, не впливає на звітність і не списує товар зі складу. Якщо потрібно спершу підтвердити замовлення клієнта, а продаж і списання товару оформити пізніше, використовується «Замовлення», а не ВН. Докладніше про цей документ – Замовлення товару (ЗТ) – універсальний складський документ.
Додавання складської ВН вручну з рахунка-фактури
Якщо автоматичне створення ВН не увімкнено (або потрібно оформити складський документ лише для окремого рахунка), складську ВН можна додати вручну прямо з картки вже виставленого рахунка-фактури:
- Відкрийте потрібний рахунок-фактуру в режимі перегляду.
- Над рахунком натисніть кнопку Складські документи.
- У меню, що з’явиться, оберіть Додати складський документ.
- Відкриється сторінка нового складського документа, де тип уже автоматично встановлено як Видаткова накладна, а товарні позиції, кількість і ціни вже підтягнуті з рахунка-фактури – залишається перевірити склад і за потреби відкоригувати дані.
- Збережіть документ – залишки на обраному складі спишуться, а ВН з’явиться у списку Склад → Складські документи, пов’язана з цим рахунком-фактурою.
Це зручно, якщо здебільшого ви оформлюєте лише «дохідні» ВН (на вкладці «Доходи») без прив’язки до складу, але для окремих рахунків усе ж потрібно зафіксувати фактичне списання товару зі складу.
Нагадування: ця кнопка доступна, лише якщо в акаунті активовано складський облік (тарифний план не нижче Standard) – на нижчих планах модуль складу відсутній, і кнопки Складські документи на рахунку-фактурі не буде.
Друк, PDF та надсилання
Готову видаткову накладну (обидва типи документа) можна роздрукувати, зберегти у форматі PDF або надіслати клієнту електронною поштою безпосередньо із системи. Для складських документів можна також налаштувати відображення власного логотипу компанії та обрати окремий бланк оформлення – незалежно від бланку рахунків-фактур.
Рахунок-фактура на основі накладної
На основі однієї або кількох видаткових накладних у BitFaktura можна одним кліком виставити рахунок-фактуру:
- Відкрийте потрібну ВН (або позначте кілька документів у списку складських документів).
- Оберіть дію Виставити рахунок-фактуру.
- Система автоматично перенесе товарні позиції, кількість і ціни до нового рахунка-фактури.
Це зручно, якщо відпуск товару оформлюється складськими документами протягом дня чи тижня, а рахунок клієнту виставляється пізніше – одним документом на кілька відвантажень. Докладніше – у статтях Рахунок-фактура на основі складського документа та Виставлення рахунка-фактури для кількох документів ВН.