BitFaktura – Допомога / Рахунки-фактури та інші документи
Акт виконаних робіт (у BitFaktura – Акт наданих послуг, АНП) підтверджує факт виконання робіт або надання послуг замовнику. Це первинний документ, який фіксує господарську операцію та є підставою для взаєморозрахунків і бухгалтерського обліку. У BitFaktura ви можете виставити акт онлайн, додати підписи замовника та виконавця, роздрукувати документ, зберегти у PDF або надіслати клієнту електронною поштою – без паперової тяганини.
Що таке акт виконаних робіт (наданих послуг)
Акт виконаних робіт (наданих послуг) – це первинний документ, яким сторони договору підтверджують, що роботи виконано або послуги надано в обумовленому обсязі, а замовник не має претензій щодо якості й строків. Такий акт є двостороннім документом: його підписують і виконавець, і замовник.
Робота чи послуга – у чому різниця?
- Роботи мають матеріальний результат, який можна передати замовнику (наприклад, ремонт, будівництво, розробка ПЗ під ключ).
- Послуги споживаються в процесі їх надання і не завжди мають окремий матеріальний результат (консультації, бухгалтерський супровід, оренда, маркетингові послуги).
Для обох випадків оформлення акта в BitFaktura відбувається однаково.
Юридичні підстави та обов’язкові реквізити
Акт виконаних робіт (наданих послуг) є первинним документом і повинен відповідати вимогам ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Обов’язковими реквізитами акта є:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Важливий нюанс: жорсткої, законодавчо затвердженої форми акта не існує – кожен суб’єкт господарювання може розробити власну форму документа, головне, щоб вона містила перелічені вище обов’язкові реквізити. Саме тому шаблон акта в BitFaktura можна гнучко адаптувати під потреби вашого бізнесу.
Ще один нюанс, який варто знати: посада, прізвище та підпис з боку замовника не є обов’язковими, якщо такий порядок передбачено договором і послуги вже повністю оплачені замовником у безготівковій формі. Це актуально, наприклад, для передплачених послуг за договором-офертою.
Якщо акт складається у розрахунках із нерезидентом, його варто оформлювати одночасно у валюті контракту та в гривні за курсом НБУ на дату складання документа.
Як виставити акт виконаних робіт онлайн у BitFaktura
-
Створіть новий документ і виберіть тип «Акт наданих послуг».
У розділі документів натисніть «Створити документ» → оберіть тип «Акт наданих послуг» (АНП) зі списку доступних типів документів. -
Виберіть замовника.
Оберіть контрагента зі списку раніше доданих клієнтів або створіть нову картку замовника, вказавши назву, реквізити (код ЄДРПОУ/ІПН, адресу, банківські реквізити). -
Додайте позиції – виконані роботи чи надані послуги.
Для кожної позиції вкажіть:- назву роботи/послуги (наприклад, «Консультаційні послуги за жовтень 2026»);
- одиницю виміру (шт., год., послуга, місяць тощо);
- кількість;
- ціну за одиницю;
- загальну вартість (розраховується автоматично).
Приклад заповнення позиції: «Розробка та підтримка веб-сайту – 1 послуга – 15 000 грн».
-
Перевірте суму та період.
Система автоматично підсумує загальну вартість акта. За потреби вкажіть період надання послуг (наприклад, «за вересень 2026 року») – це зручно для щомісячних абонентських послуг. -
За потреби додайте підписи «Замовника» та «Виконавця».
BitFaktura дозволяє додати електронний підпис (зображення підпису) обох сторін безпосередньо в документі – це особливо зручно, якщо акт підписується дистанційно. -
Збережіть документ.
Після збереження акт з’являється в загальному списку документів і отримує унікальний номер відповідно до вашої нумерації.
Друк, PDF та надсилання
Готовий акт можна роздрукувати, зберегти у PDF або одразу надіслати клієнту – усе прямо із системи, без додаткових програм.
-
Відкрийте збережений акт.
Перейдіть до списку документів і виберіть потрібний акт наданих послуг. -
Натисніть кнопку «Друк», щоб роздрукувати документ.
Система сформує друковану версію акта з усіма реквізитами та підписами (якщо вони вже додані) – залишиться лише підписати документ «наживо», якщо це потрібно. -
Натисніть «Зберегти як PDF», щоб отримати файл.
Готовий PDF-файл акта завантажиться на ваш пристрій – зручно для архівування, передачі бухгалтеру або завантаження до інших систем обліку. -
Натисніть «Надіслати», щоб відправити акт клієнту електронною поштою.
Вкажіть e-mail замовника (або оберіть його з картки контрагента, якщо адресу вже збережено), за потреби додайте супровідний текст листа. -
Перевірте та підтвердіть надсилання.
Переконайтеся, що вкладено правильну версію документа, і натисніть «Надіслати» – акт піде клієнту одразу з BitFaktura, без потреби відкривати окремий поштовий клієнт. -
Перевірте статус документа.
Після надсилання в картці акта з’явиться позначка про те, що документ відправлено – це зручно для контролю, кому і коли ви вже надіслали акт.
Поширені запитання (FAQ)
Чи обов’язково підписувати акт з обох сторін?
Так, за замовчуванням акт підписують і виконавець, і замовник – це підтверджує відсутність претензій до якості й обсягу робіт/послуг. Виняток можливий, якщо це прямо передбачено договором і послуги вже повністю оплачені безготівково.
Чим акт наданих послуг відрізняється від видаткової накладної?
Видаткова накладна оформлюється при передачі товару, акт наданих послуг – при виконанні робіт або наданні послуг, які не мають фізичної форми передачі.
Чи можна виправити акт після збереження?
Так, документ можна відредагувати, поки він не надісланий контрагенту або не проведений в обліку. Рекомендуємо вносити зміни до моменту підписання обома сторонами.
Чи потрібна печатка на акті?
Печатка не є обов’язковим реквізитом за законодавством – головне, щоб документ містив особистий підпис уповноваженої особи. Якщо ваш контрагент вимагає печатку за внутрішнім регламентом, її можна поставити на роздрукованому екземплярі.
Чи можна виставити акт в іноземній валюті?
Так, у BitFaktura можна вказати суму в іноземній валюті – для розрахунків із нерезидентами акт при цьому варто дублювати в гривневому еквіваленті за курсом НБУ на дату складання.
Скільки часу зберігати акти виконаних робіт?
Як первинні бухгалтерські документи, акти підлягають зберіганню відповідно до строків, встановлених для первинної документації підприємства (зазвичай не менше 3 років, а для документів, пов’язаних із розрахунком податків, – довше; уточнюйте актуальні строки у вашого бухгалтера).
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Для оцінки конкретної ситуації рекомендуємо звернутися до бухгалтера або юриста.